Hoe boek ik een vooruitbetaling/ proforma factuur?
Menupad: Financieel | Basis financieel | Journaalposten kas & bank
De standaard werkwijze voor het boeken van een vooruitbetaling is via een ‘fictieve factuur’ in het bankboek. Dat geldt ook nu nog steeds. We gaan dan ook niet in op de details van het boeken van een betaling in een bankboek. Dat staat beschreven in de documentatie van My XL‑ENZ onderdeel Financieel.
Voor de vooruitbetaling dient u aanvullende gegevens te registreren in het bankboek.
Bij Link to dient u aan te geven dat u de ‘fictieve factuur’ – u laat hiervoor het factuurnummer leeg conform standaard werkwijze – als Vooruitbetaling crediteur wilt koppelen. Het veld Acc.Pay. Prepayment wordt dan verplicht. U kunt daar de betreffende vooruitbetaling selecteren.
De gegenereerde fictieve factuur komt bij de openstaande posten van de crediteur te staan als vordering.
Het is ook mogelijk om een vooruitbetaling voor een crediteur in de bank te boeken indien er nog geen vooruitbetalingsopdracht geregistreerd is, waardoor u die niet kunt selecteren. U kunt dan de indicator Genereer nieuwe cred. vooruitbetaling markeren. Vervolgens kunt u bij Vooruitbetaling referentie aangeven waar de betaling betrekking op heeft. En daarna het bedrag invoeren.
Het systeem zal dan zelf een vooruitbetalingsopdracht aanmaken. Daar zullen dan nog geen inkooporders aan gekoppeld zijn. Deze kunt u dan achteraf alsnog koppelen. Let op dat u de inkooporders gekoppeld heeft voordat u de vooruitbetaling wilt gaan koppelen aan een inkoopfactuur. Dat is anders niet mogelijk, omdat voor het systeem de waarde van de vooruitbetaling op dat moment nog nul is.
Bijlage:
Handleiding: Financieel - Vooruitbetaling Crediteuren